Un de vos proches est décédé

• la désignation d’un gestionnaire de dossier au sein du service « Assistance aux Belges à l’étranger » qui sert de relai entre vous et l’Ambassade/le Consulat ;
• l’information quant au  lieu où repose le défunt et sur les  différentes formalités à effectuer ;
• l’organisation d’un accueil adéquat de la famille sur place ;
• le suivi des différentes démarches utiles en vue du rapatriement du défunt ;
• la transmission des coordonnées des différents points de contact au niveau local (police, magistrat, aide aux victimes, etc.).

ATTENTION : En tout état de cause, veillez à conserver toutes les pièces justificatives de votre dommage (frais des soins médicaux, d’hospitalisation, transports, séjour, etc.).

En cas de décès d’un ressortissant belge à l’étranger, deux hypothèses sont possibles en ce qui concerne l’acte de décès :

Hypothèse 1 : les autorités locales étrangères dressent en principe un acte de décès

Il faut alors que cet acte de décès, dressé à l’étranger, soit disponible en Belgique.

Chaque Belge ou son représentant légal  peut demander à un officier de l’état civil belge compétent d’établir un acte de décès belge sur base d’un acte de décès étranger. Cet officier de l’état civil compétent est celui du lieu d’inscription de l’intéressé dans le registre de population (en Belgique), ou à défaut du lieu de sa dernière inscription dans ce même registre (en Belgique), ou à défaut, celui de Bruxelles.

Si vous êtes en possession de l’acte de décès étranger (au besoin dûment légalisé ou apostillé et/ou traduit), vous devez le transmettre à l’officier de l’état civil belge compétent. Il dresse alors, sur base de cet acte de décès étranger, un  acte de décès belge dans la Banque de données des actes de l’état civil (BAEC).

Si vous n’êtes pas en possession de l’acte de décès étranger, vous pouvez contacter directement l’officier de l’état civil belge compétent (les services du SPF Affaires étrangères ne peuvent entamer aucune démarche) :

• L’officier de l’état civil belge compétent adresse la demande de délivrance de l’acte de décès étranger à l’une des adresses suivantes : akten@diplobel.fed.be(link sends email) ou actes@diplobel.fed.be(link sends email)
• Les services compétents du SPF Affaires étrangères contactent la représentation belge compétente à l’étranger. Celle-ci transmet la demande de délivrance de l’acte de décès auprès des autorités locales étrangères.

ATTENTION : Vous devez prendre en charge les frais éventuels liés à l’obtention de cet acte (droits locaux, traduction, légalisation). Une provision est souvent demandée pour couvrir ces frais éventuels. Le solde de la provision vous est remboursé dès la clôture du dossier.

• Dès réception, l’acte de décès étranger est transmis à l’officier de l’état civil belge compétent qui dresse alors un acte de décès belge dans la BAEC.

Hypothèse 2 : si les autorités étrangères ne dressent pas l’acte de décès de la victime belge

Cet acte de décès peut, à certaines conditions strictes, être dressé par la représentation belge compétente à l’étranger, au plus tard dans les 30 jours qui suivent le décès.

Cet acte est dressé directement dans la Banque de données des actes de l’état civil (BAEC).

Une fois l’acte enregistré dans la BAEC, une copie littérale ou un extrait de l’acte de décès peut être obtenu auprès de n’importe quel officier de l’état civil belge, par toute personne y ayant droit.

Pour toutes questions, contactez le service d’Assistance aux Belges à l’étranger.

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